将可复用流程保存在最小正确范围的 Company Brain 中；任务进展放在任务上，文件放入 Storage，临时连续性放在运行时记忆中。使用聚焦且相互链接的笔记，有选择地自动注入，并验证实际送达智能体的上下文。
为不同信息选择正确位置
| 信息 | 位置 |
|---|---|
| 可复用的公司或客户流程 | Company Brain |
| 本次任务的阻碍或决定 | 项目或任务笔记 |
| 报告、导出或来源文件 | Storage |
| 临时运行连续性 | 智能体／运行时记忆 |
例如，“如何审核报告”是流程；“这份报告正在等待四月数据”是任务状态；最终电子表格是文件。分开保存，才能方便更新，也避免把临时阻碍变成长期指令。
使用最小且准确的范围
公司写作规范可以广泛适用；某位客户的术语属于该客户，发布活动的临时约束属于项目，某个智能体的操作指令也不应悄悄变成所有人的规则。
范围关系到检索与权限，不只是标签。检查笔记范围和读者权限。跨客户复用智能体时，要验证上下文随任务变化，而不是带着昨天的客户简报继续工作。
让另一个智能体能够检索这份笔记
提供清楚标题、简短摘要、可复用流程和关联链接。少量有用标签比给每个名词打标签更有效。链接来源文件或任务，不要把大份导出粘贴进正文。
标题：客户报告审核
摘要：报告交付前必须完成的检查。
范围：对应客户。
流程：核实周期、来源、缺口和最终文件。
关联：品牌术语；报告来源清单。
证据：链接 Storage 中已批准的示例。Company Brain 支持双向链接、标签、文件夹、版本和知识关联。普通的持久智能体笔记可直接启用；草稿用于明确不确定、需要审核的内容，并非每次更新都必须经过的队列。
明确哪些规则需要反复送达
自动注入适合简短的常用规则，长背景资料通常更适合按需检索。不要仅因为文件存在，就把全部资料放进始终加载的上下文。
上下文既有总字符预算，也有单笔记限制。提高总预算并不一定防止某篇长笔记被截断。使用几份重点明确、互相链接的笔记，并在修改重要规则后检查解析出的来源列表和实际内容。
测试检索、更新与范围
- 建立一份短流程，附上支持它的来源文件。
- 请获授权的执行者查找规则，附来源进行总结。
- 修改一项要求，检查下一任务实际收到什么。
- 确认受限身份无法取得范围外的客户资料。
- 依赖长笔记末尾内容前，先检查是否被截断。
找到标题并不证明整篇内容进入了模型上下文。特别是在压缩、重启或范围变化后，应验证集成实际提供的内容。
把有用经验变成有人维护的知识
任务结束后，只提炼可复用的经验。一次性过程留在任务上，必要时作为证据链接。一起检查互相矛盾的流程，为关键规则指定维护者，更新错误时利用版本历史恢复。
不要因为智能体要求，就把 API 密钥写入会进入提示词的知识笔记。应采用运行时支持的凭据配置，把操作说明与密钥值分开。
从一项流程开始
选择一条你经常粘贴到聊天里的规则，在合适范围保存聚焦笔记，再用一项任务验证。上下文解析见 Company Brain 手册（英文），关联文件见 Storage 指南。